Tietosuojaseloste v2

1. Rekisterinpitäjä

BRAND Toimitilat Oy

Särkijärvenkatu 2 A 3
33840 Tampere

Y-tunnus: 2688729-5

2. Yhteydenotto tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa ja rekisteriä koskevat yhteydenotot pyydämme osoittamaan:

Sähköposti: tietosuoja@brandtoimitilat.fi

3. Rekisterin nimi

BRAND Toimitilat Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset oikeusperusteet ja käsittelytarkoitukset ovat seuraavat:

Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste (GDPR Art 6)	Tarkempi kuvaus
Palveluiden tuottaminen ja asiakassuhteen hoito	Sopimus	Toimitilojen rakentamiseen, vuokraukseen ja myyntiin liittyvien sopimusvelvoitteiden täyttäminen, laskutus ja asiakasviestintä.
B2B-Markkinointi ja viestintä	Oikeutettu etu	Uutiskirjeet, asiakastilaisuudet ja suoramarkkinointi potentiaalisille ja nykyisille yritysasiakkaille. Oikeutettu etu perustuu liiketoiminnan harjoittamiseen.
Lakisääteiset velvoitteet	Lakisääteinen velvoite	Kirjanpito, verotus sekä rakennustyömaiden viranomaisvelvoitteet (esim. veronumerorekisteri, kulunvalvonta).
Verkkosivuston analytiikka	Suostumus	Verkkosivuston kävijäseuranta ja mainonnan kohdentaminen evästeiden avulla (edellyttää kävijän suostumusta).
Kohdennettu mainonta	Suostumus	Asiakastietojen (sähköposti, puhelin, yritys) käyttö yleisöjen muodostamiseen mainosalustoilla (LinkedIn, Meta, Google Ads, Microsoft Ads). Tiedot siirretään salattuina (hashattuina). Mainonnan kohdentaminen edellyttää markkinointievästeiden hyväksyntää.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteröidyn ryhmästä riippuen:

• Perustiedot: Nimi, titteli, edustettava yritys, Y-tunnus.
• Yhteystiedot: Puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, laskutusosoite.
• Asiakkuustiedot: Tiedot tilatuista palveluista, sopimushistoria, tarjoukset ja yhteydenpidon lokitiedot.
• Työmaatiedot: Rakennustyömaalla työskentelevien osalta veronumero, kulkulupatietot ja työnantajatiedot.
• Tekniset tiedot: Verkkosivuston käytöstä kertyvät tunnisteet (IP-osoite, evästeet), mikäli käyttäjä on ne hyväksynyt.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti:

1. Rekisteröidyltä itseltään: Yhteydenottolomakkeet, tarjouspyynnöt, sopimukset, käyntikortit ja sähköpostit.
2. Julkisista lähteistä: Yritysten verkkosivut, YTJ, Fonecta ja muut julkiset yritysrekisterit (B2B-prospektointi).
3. Yhteistyökumppaneilta: Esimerkiksi aliurakoitsijoilta työmaavelvoitteiden hoitamiseksi.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy tietoja ulkopuolisille. Voimme kuitenkin luovuttaa tietoja tai ulkoistaa käsittelyä seuraaville tahoille:

• Palveluntarjoajat: IT-tuki, pilvipalvelut, taloushallintotoimisto ja markkinointikumppanit, jotka käsittelevät tietoja lukuumme (henkilötietojen käsittelijät).
• Viranomaiset: Verohallinto, AVI ja muut viranomaiset lain edellyttämissä tilanteissa.
• Rakennushankkeen osapuolet: Tarvittaessa tilaajalle tai pääurakoitsijalle työmaavelvoitteiden vuoksi.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli käytämme palveluntarjoajia (esim. kansainväliset pilvipalvelut), joiden palvelimet sijaitsevat ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme tietosuojan tason käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses).

Henkilötietoja voidaan siirtää kohdennetun mainonnan toteuttamiseksi seuraaville alustoille: LinkedIn, Meta (Facebook/Instagram), Google Ads ja Microsoft Ads. Siirto edellyttää rekisteröidyn suostumusta, joka annetaan verkkosivuston evästeasetuksissa. Tiedot siirretään pseudonymisoituna (hashattuina), ja alustat käyttävät niitä ainoastaan yleisöjen muodostamiseen ja mainosten kohdentamiseen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen.

Sähköiset tiedot: Tiedot tallennetaan suojattuihin järjestelmiin. Käyttöoikeudet on rajattu tehtävän mukaan.

9. Tietojen säilytysajat

Noudatamme seuraavia säilytysaikoja:

• Sopimus- ja laskutusaineisto: Säilytetään kirjanpitolain ja yleisten vanhentumisaikojen mukaisesti (tyypillisesti 6–10 vuotta sopimuksen päättymisestä).
• Markkinointirekisteri: Tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat ajantasaisia tai kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin.
• Rekrytointitiedot: Säilytetään 12 kuukautta hakuprosessin jälkeen, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö tietojasi, ja oikeus saada kopio tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Oikeus vaatia tietojen poistoa (”oikeus tulla unohdetuksi”), ellei meillä ole lakisääteistä velvoitetta säilyttää niitä.
• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Sinulla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi.
• Kohdennetun mainonnan vastustaminen: Voit hallita mainonnan kohdentamista myös suoraan mainosalustojen asetuksissa:
  • LinkedIn: Asetukset → Mainonta
  • Meta: Asetukset → Mainokset
  • Google: adssettings.google.com
  • Microsoft: account.microsoft.com/privacy
• Käsittelyn rajoittaminen: Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä lain määrittelemissä tilanteissa.

Oikeuksien käyttämiseksi pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@brandtoimitilat.fi. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

11. Valitusoikeus viranomaiselle

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Verkkosivu: tietosuoja.fi

12. Evästeet

Verkkosivustollamme käytetään evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi, kävijäseurantaan ja mainonnan kohdentamiseen. Voit hallita evästeasetuksia selaimesi asetuksista tai sivustolle tullessasi aukeavasta evästebannerista.

Käytössä olevat palvelut:

• Analytiikka: Google Analytics, Microsoft Clarity
• Mainonta: LinkedIn Insight Tag, Google Ads -konversioseuranta, Microsoft Ads -konversioseuranta, Meta-pikseli

Evästeiden keräämät tiedot: IP-osoite, kellonaika, käytetyt sivut, selaintyyppi, lähdesivusto ja laitteen tunnisteet.